Cahier des charges en Facility Management

Dans tout projet, il est nécessaire de déterminer précisément les actions à mener ainsi que les exigences de chacune des parties dans un document dédié. C’est le rôle du cahier des charges qui permet de cadrer un projet ou une mission. Il peut aussi être utilisé comme support organisationnel. Le cahier des charges est un document servant à définir les critères de sélection lors d’un appel d’offre, il s’apparente à un contrat.

Un cahier des charges en facility management est un document essentiel qui définit les exigences, les spécifications et les attentes d’un client en matière de gestion des installations. Il sert de guide pour les prestataires de services de facility management afin de garantir une prestation de services conforme aux besoins et aux normes du client.

Comme dans tous les cahiers des charges, on retrouve des sections communes à ce type de document pour les prestations de facility services :

  • Contexte et objectifs : Cette section fournit une description générale de l’entreprise ou de l’organisation, de ses activités et de ses objectifs en matière de facility management.
  • Périmètre : Elle précise les services spécifiques requis, tels que la maintenance des installations, la sécurité, le nettoyage, la gestion des espaces, la gestion des déchets, etc… Cette section peut également inclure des informations sur les horaires de travail, les jours fériés et d’autres contraintes liées aux services.
  • Exigences techniques : Elle définit les exigences techniques relatives aux installations, aux équipements et aux systèmes qui doivent être gérés. Cela peut inclure des spécifications sur les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), les systèmes électriques, les systèmes de sécurité, les équipements de communication, etc…
  • Exigences en matière de personnel : Elle détaille les compétences et les qualifications requises pour le personnel chargé de fournir les services de facility management. Cela peut inclure des certifications spécifiques, des exigences linguistiques ou des politiques de formation continue.
  • Normes de qualité : Cette partie précise les normes de qualité et les performances attendues pour chaque service. Par exemple, les délais de réponse en cas de panne, les critères de propreté, les niveaux de sécurité, etc…
  • Rapports et communications : Elle décrit les attentes en matière de rapports et de communications entre le prestataire de facility services et le client. Cela peut inclure des fréquences de rapports, des formats de rapports, des tableaux de bord en facility management à mettre à disposition ou des réunions régulières à prévoir.
  • Contrats et finances : Cette section traite des aspects contractuels et financiers, tels que les modalités de paiement, les clauses d’assurance et les pénalités en cas de non-respect des engagements.
  • Durée : Elle spécifie la durée du contrat de facility management, y compris les dates de début et de fin, les modalités de renouvellement ou de résiliation anticipée.
facility management

Nos expertises

  • facility management gestion des services généraux

    Facility Management

    En assurant le pilotage de tout ou partie de vos services généraux, nos experts en facility management contribuent à la performance de votre écosystème.

    En savoir plus Facility Management
  • facility management gestion des services généraux

    Définition du Facility Management

    Le facility management ou facilities management, également connu sous le nom de gestion des installations, est le domaine de la gestion d'entreprise qui se concentre sur la coordination, la planification et la gestion de tous les aspects des installations physiques d'une entreprise. Il regroupe toutes les activités nécessaires pour gérer et exploiter efficacement un ou plusieurs bâtiments. Son but est d’assurer le bon fonctionnement des infrastructures, la sécurité et le confort des occupants, tout en maximisant l’efficacité opérationnelle et la rentabilité économique. Cela peut inclure des tâches telles que la maintenance des bâtiments, la gestion des services publics, la sécurité, la gestion des espaces de travail, la gestion des déchets, la gestion de la technologie de l'information et la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Le but du facility management est d'assurer le bon fonctionnement des installations d'une entreprise et de fournir un environnement sûr, confortable et efficace pour les employés, les clients et les visiteurs. De son acronyme ”FM” ou en français “gestion des installations”, le Facility Management est un domaine en pleine croissance qui cherche à optimiser la gestion et l’exploitation des espaces de travail et des bâtiments.

    En savoir plus Définition du Facility Management
  • facility manager immobilier

    Facility Management et immobilier

    Le facility management se concentre sur la gestion des installations et des ressources au sein d'un bâtiment ou d'un ensemble de bâtiments, tandis que l'immobilier englobe l'ensemble du cycle de vie des biens immobiliers.

    En savoir plus Facility Management et immobilier
  • FM tableau de bord

    Tableau de bord de Facility Management

    Un tableau de bord de Facility Management est un outil de gestion qui permet de visualiser et de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés à la gestion et à l'exploitation des installations et des actifs immobiliers d'une entreprise.

    En savoir plus Tableau de bord de Facility Management
  • facility management

    Tout savoir sur le logiciel de Facility Management

    Grâce aux avancées technologiques, de nombreux logiciels spécialisés dans le facility management sont désormais disponibles, offrant aux entreprises des solutions complètes pour gérer leurs infrastructures, leurs ressources et leurs opérations.

    En savoir plus Tout savoir sur le logiciel de Facility Management
  • facility-manager

    Un facility manager c’est quoi ?

    Le métier de facility manager consiste à gérer l'ensemble des services liés aux bâtiments et aux installations d'une organisation, afin de garantir un environnement de travail efficace, sûr et confortable pour les employés, les clients ou les résidents.

    En savoir plus Un facility manager c’est quoi ?
facility management logiciel

Quel niveau de délégation choisir dans une externalisation de ses services généraux ?

Le choix de déployer votre démarche de Facility Management en confiant la gestion de services à un prestataire présente différents avantages. On constate notamment la création de valeur ajoutée dans les services assurées car le prestataire étant spécialiste, il assure un niveau d’expertise supérieur. Le Facility Management permet également de se concentrer sur votre cœur d’activité, vous laissant toute l’énergie et le temps nécessaire à vous améliorer dans votre métier.

Selon votre stratégie d’entreprise, vous serez alors amené à vous demander jusqu’où pousser l’externalisation de vos services généraux : périmètre, coût… Le choix que vous ferez devra être consigné précisément dans un cahier des charges en facility management de manière claire, complète et précise afin de faciliter la collaboration avec le prestataire de services et d’assurer un travail optimal. Il devra être élaboré en étroite collaboration entre les parties prenantes concernées, en prenant en compte les besoins spécifiques de l’entreprise ou de l’organisation.