Gestion documentaire

Optimisez votre quotidien avec une gestion documentaire fluide

Les Flex Services de Samsic Facility sont conçus pour permettre aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier en externalisant les tâches du quotidien et la gestion de leurs environnements de travail. Souples et réactifs, ils s’ajustent en temps réel aux besoins opérationnels des sites, tout en garantissant efficacité et continuité de service.

Parmi ces services flexibles, la gestion documentaire joue un rôle structurant. Tri, classement, archivage physique ou numérique, préparation et distribution des documents : nos agents factotum documentaires assurent le traitement quotidien des flux documentaires pour garantir une information toujours accessible, sécurisée et conforme à vos exigences internes. Une solution intégrée qui allège vos équipes et renforce la performance globale de votre organisation.

Nos expertises associés

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Nos agents polycompétents contribuent à préserver votre patrimoine immobilier en effectuant de multiples opérations assurant le bon fonctionnement de vos équipements.
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Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

Il s’agit de l’ensemble des actions qui permettent de créer, classer, stocker, diffuser et archiver les documents d’une entreprise, qu’ils soient papier ou numériques. Chaque document suit un cycle de vie : création, validation, diffusion, conservation.

Bien structurée, cette organisation garantit l’accessibilité des données, la conformité réglementaire et une traçabilité fiable.

Une solution intégrée dans vos Flex Services 

Avec Samsic Flex Services, vous bénéficiez d’une prise en charge complète de vos flux documentaires, directement sur site ou via des équipes mobiles.

Nos agents polyvalents assurent :

  • La numérisation : collecte, tri et scan des documents physiques pour une intégration fluide dans votre système de Gestion Electronique de Documents (GED).
  • L’archivage : organisation, classement et gestion des documents selon vos normes internes et réglementaires.
  • Gestion du courrier et des colis : réception, tri, distribution et suivi des flux entrants et sortants pour un traitement sans interruption.
  • La reprographie : impression, duplication et préparation de documents pour vos équipes ou vos événements.
  • Les navettes inter-sites : transport sécurisé de courriers, documents ou dossiers entre vos différents sites ou services.

Nos équipes, formées et réactives, s’adaptent à votre organisation pour optimiser la circulation de l’information au quotidien.

De la gestion papier à la gestion électronique de documents (GED)

Nous vous accompagnons dans la transition progressive de la gestion papier vers la GED, sans rupture dans vos opérations. Nos équipes assurent la préparation, la numérisation et la transmission sécurisée de vos documents.

L’objectif de cette digitalisation est de faciliter l’accessibilité à l’information, de réduire l’usage du papier et de sécuriser le stockage de vos données sensibles. La gestion documentaire numérique permet également de structurer vos fichiers de manière hiérarchique, de tracer chaque modification, et de garantir la conformité avec les réglementations en vigueur.

gestion numérique

Pourquoi mettre en place une bonne gestion documentaire ?

Une gestion documentaire structurée permet de

  • maîtriser les flux d’information,
  • réduire les erreurs et pertes de données,
  • renforcer la traçabilité et la conformité réglementaire,
  • limiter les accès non autorisés,
  • améliorer la productivité des équipes en supprimant les tâches redondantes,
  • réduire les coûts liés au stockage et aux duplications inutiles.

FAQ

  • L’objectif principal est de structurer l’information pour la rendre accessible, sécurisée et traçable. Une gestion documentaire efficace réduit les erreurs, facilite les recherches, améliore la conformité et limite les risques de perte de données dans les entreprises. Elle renforce aussi la performance globale de votre organisation. En fluidifiant l’accès aux documents et en supprimant les tâches redondantes, elle contribue directement à la productivité de vos équipes, tout en générant des gains de temps et des réductions de coûts. 

  • Externaliser permet de gagner du temps, de garantir la conformité documentaire, et d’optimiser les ressources internes. L’objectif est également de réduire les erreurs, d’améliorer la traçabilité, et d’assurer une gestion uniforme sur tous les sites. Samsic Facility propose une solution intégrée, sur site et clé en main.

  • Chez Samsic Facility, la gestion documentaire est une solution concrète d’optimisation des tâches du quotidien prise en charge par nos équipes Flex Services. Tri de documents, remplacement de cartouches ou archivage : ces actions simples, mais essentielles, améliorent la productivité des collaborateurs et assurent un environnement de travail fonctionnel, organisé et fluide.

  • Il est important de respecter certaines règles, lors de la mise en place d’une gestion de documents, telles que classer les fichiers de manière hiérarchique, gérer les versions, limiter l’usage du papier, sécuriser les accès, et suivre le cycle de vie du document. L’utilisation d’un logiciel de gestion électronique documentaire (GED) et la formation des utilisateurs renforcent l’efficacité et la fiabilité du système documentaire.

  • Nos techniciens factotum assurent le tri, le classement, le rangement et la mise à disposition de vos documents selon vos règles internes. Que ce soit pour des supports papier ou dématérialisés, nos équipes s’occupent de la gestion de vos espaces documentaires pour en faciliter l’accès, la traçabilité et la mise à jour.